Las cinco uves dobles de los eventos ( 5 w´s)

Lo primero que debemos plantearnos antes de gestionar cualquier tipo de evento son las cinco uves dobles (5 w´s). Ellas nos darán la guía de cómo guiar dicho acontecimiento.

Estas son:

1º- ¿Por qué se realiza este evento? (why?)

No es lo mismo hacer un evento para vender que para recaudar fondos, o un para publicitar una marca que para lanzarla al mercado.

Tenemos que conocer la razón por la cual estamos haciendo lo que hacemos, es decir, cuales son los motivos de nuestro cliente o empresa para hacer esta inversión.

2º-¿Quiénes son las partes implicadas? ( Who?)

En el amplio abanico de posibilidades podemos encontrarnos con un dispar y desigual número de partes implicadas: desde nuestro cliente, pasado por autoridades, personajes famosos, prensa, personas anónimas, invitados, vips.

Hemos de conocer quién participará y también quién será el público espectador.

Fuente foto: www.lahora.com.ec

3º-¿Cuándo debemos realizar el evento? (When?)

En la vida hay momentos y momentos. Hemos de elegir el momento correcto para adecuarnos a los objetivos (why?) del mejor modo posible.

Si hacemos una boda en exterior habrá que elegir el mejor clima para el confort de los invitados. Si vamos a hacer una presentación de un producto no sería buena idea hacerlo coincidir con un gran partido de futbol. 

Fuente foto: chicweddingplanner.blogspot.com

4º-¿Dónde se realizará el evento? (Where?)

La elección del lugar es clave para asegurar el éxito del mismo y que acudan los invitados. También el lugar debe estar en consonancia con el ambiente y de las dimensiones que busquemos.

5º-¿En qué debe consistir el evento? (What?)

Teniendo clara la primera pregunta, tendremos clara esta respuesta. El evento debe consistir en lo que cumpla los objetivos y su razón de ser. Pero aun así, habrá que analizar y definir exactamente el programa y sus contenidos para que todo el acto sea coherente.